La comunicazione mediata dal mezzo informatico manca di quella che è chiamata meta-comunicazione, ossia l'insieme di informazioni extra che nella comunicazione in presenza ci permettono di capire il tono delle comunicazioni, il significato di alcuni termini, il tipo di personaggio che effettua la comunicazione etc. Tutto ciò davanti a un computer e una tastiera manca e questo rende più difficile la comunicazione, generando spesso malintesi, flame e frustrazione. Per ridurre questo problema ci sono alcuni accorgimenti da utilizzare, fra cui i principali:
Una nota a margine per la pratica fastidiosa, poco attenta alla privacy dei nostri corrispondenti e per nulla ecologica è quella di inviare messaggi all'intera nostra rubrica di indirizzi di posta, per segnalare una importantissima attività o evento. Per quanto ci si provi a chiamarlo in mille modi di fatto si chiama spamming, e oltretutto consente di effettuare tracciamente e raggruppamenti per affinita' di tutti i nostri corrispondenti. Evitatelo. Se dovete mandare una segnalazione a molti indirizzi inserite gli indirizzi in BCC e non in CC o in A in modo da non consentire il tracciamento delle vostre corrispondenze, fate uno sforzo per selezionare solo gli indirizzi a cui effettivamente ha senso mandare il comunicato (si chiama topic delle liste), evitate di inviare il messaggio in html (usate il plain text) o formattatelo in modo appropriato (mandate a capo le righe entro il 70/78 caratteri, e usate le interruzioni di riga e di paragrafo). Se volete essere molto sicuri, mandatevi prima una copia a voi, lasciate passare qualche tempo e poi rileggetela con molta attenzione alla ricerca degli inevitabili errori di battitura o di altro tipo.
Scrivere un comunicato per una lista non è né come parlare in pubblico né come scrivere una mail privata. Intanto è fondamentale che nel comunicato per una lista vi siano il soggetto della mail, che deve essere una sorta di riassunto ultra stringato del contenuto dalla mail, poi se il comunicato è lungo una breve introduzione del contenuto della mail o un sommario/indice, delle indicazioni sul chi firma il comunicato, se vi è una qualche attività concreta il luogo in cui si svolge, il giorno, etc. Non dimentichiamo che le liste pubbliche, o i comunicati che inviamo per posta il una lista possono girare parecchio e essere indicizzate dai motori di ricerca e essere disponibili per anni. Almeno 3 o 4 delle 5 W (Who When Why What When) cercate di mettercele sempre.
Rispondere a una mail è una attività seppur banale che richiede un minimo di attenzione. Prima di tutto per rispondere bisogna avere qualcosa da dire, sembra banale, ma nella pratica spesso succede che si risponda tanto per rispondere, per partecipare, senza avere effettivamente nulla da aggiungere. Nel caso si abbia qualcosa da proporre si deve decidere se si vuole fare un discorso che si aggancia a quello a cui rispondiamo, o se vogliamo commentare alcuni punti specifici.
Se avete necessita di inviare un allegato in lista... pensateci bene prima perché una mailing list è uno strumento di comunicazione che si basa su una serie di programmi che hanno lo scopo di "rigirare" i messaggi che vengono inviati all'indirizzo di posta della lista, a tutti gli iscritti alla lista stessa. Ogni volta che mandi un messaggio in lista pensa che questo sarà poi letto da un numero imprecisato di persone, con hardware, software, connettività, capacità percettive, cognitive e linguistiche, differenti.
Gli allegati sono da usarsi quando il contenuto di questi non può essere veicolato direttamente nella email, il testo può sempre essere veicolato nel corpo della mail, sempre.
Immagini, programmi, file zippati, mp3, pagine html, etc, possono invece essere efficacemente inviati in allegato. Se sono più di due o tre file, conviene comprimerli e raccoglierli in un unico file (.zip, .tgz etc) cosi da assicurarci di ridurne le dimensioni e di semplificare la fruizione agli utenti finali.
Considera comunque che se mandi una email in lista con un allegato da 500 kb, e alla lista sono iscritti 100 indirizzi di posta, abbiamo:
500 x 100 = 50000 Kb --> 50 Mb
di traffico in uscita, più i tuoi 500 kb di traffico in entrata, più un quantità non precisabile di kb dovuta alle risposte con re invio dell'allegato da parte, potenzialmente, di tutti i 100 iscritti.
Il carico a livello di banda non è il solo problema che gli allegati pongono. Vi sono anche altri problemi alcuni tecnici, altri etici, comunque sia, ecologici, per semplificare i concetti immaginiamo un allegato come un pacchetto attaccato a una cartolina spedita per posta ordinaria:
tecnicamente:
eticamente:
Le immagini sono importanti, così come importante è saperle trattare e utilizzare al momento giusto nel modo giusto. Intanto iniziamo a dire che le immagini, per quanto belle se sono visualizzate su un monitor sono inevitabilmente "degradate", tranne nel caso di monitor professionali dai costi proibitivi per un utente normale. Per capirci sarebbe come comprare uno stereo HF di ultima generazione e poi ascoltare la musica con le classiche casse da computer di plastica da 5 Watt non amplificate. Per la qualità dell'uscita audio è inutile. I monitor normali non permettono definizioni maggiori di 72/75 DPI (DotPerInch - punti per pollice), per cui le immagini ad alta definizione non hanno senso se non nel caso di immagini da stampare. In compenso hanno però un peso non indifferente. Se trattate immagini che devono essere visualizzate su un monitor, scegliete formati che vi permettano di controllare la definizione, il numero di colori e la compressione.
Ovviamente anche i testi sono importanti, come molto importante è la scelta del software con cui trattarli. Se utilizzate un formato "povero" (ossia in grado di veicolare il solo contenuto) otterrete sempre formati poveri, oppure dovete spendere ulteriori energie per la conversione, se utilizzate un formato "ricco" (ossia in grado di veicolare oltre al contenuto anche le informazioni sulla struttura del testo) avrete la possibilità di avere tanto i formati ricchi, quanto quelli poveri.
A titolo di esempio si analissi il grafico sulla banda utilizata per scaricare la home page di italy.indymedia.org:
Come si vede l'ampiezza della banda utilizzata nel caso di browser grafico e' maggiore del caso di utilizzo di un browser testuale, per lapresenza di immagini dei file css, etc. Il picco centrale di banda e' quello consumato nel download della versione txt del sito :o). Lo stesso discorso si puo' estendere all'invio di mail con allegati contenenti immagini o testi in formati complessi che solitamente pesano anche molto (da 6 a 10 volte) di piu' del testo semplice.
Per esempio per scrivere queste dispense potevamo utilizzare del semplice txt (che ci liberava la coscienza ecologica dell'aver utilizzato un formato a basso impatto), con cui potevamo però rilasciare del semplice txt. Per ottenere un formato con un'impaginazione e una struttura più ricca di elementi avremmo dovuto lavorare ulteriormente per importate i testi in un altro formato, aggiungere le immagini, etc.
L'uso di un editor di partenza che consente di salvare in un formato ricco, che consenta una automatica conversione in diversi formati sembra essere una scelta maggiormente valida, perche' consenti di avere un unico sorgente (.sxw di OpenOffice, per esempio) e divere versioni appositamente effettuate in diversi formati specifici come .pdf per la stampa, .rtf per l'interscambio, .html per la consultazione on line e txt per l'invio per posta o la consultazione in situazioni di ristrettezza di banda.
Anche per quanto riguarda la privacy ci sono alcuni accorgimenti da tener presente rispetto ai formati non aperti, dal momento che alcuni dati personali potrebbero venire veicolati a nostra insaputa, all'interno dei nostri file, e essere disponibili anche senza dover fare nessuna azione di profondo hacking. Per esempio è risaputo che i file .doc tengono traccia di alcune informazioni, come nome dell'utente che ha registrato il programma, directory di lavoro, tipo di stampante, etc. Prendiamo per esempio il file sezioni.doc e analizziamo le informazioni trasmesse in tre viste differenti.
Il file contiene solamente delle tabelle e dei dati tabellari, se aperto con un normale editor di testi appare come un insieme di caratteri disordinati e privi di senso, per cui apparentemente non vi sono dati importanti. Se aperto con un editor un po' più attento si trovano invece dei dati interessanti, come nome di chi ha registrato la copia di Word (in realtà un nickname di molti anni fa, oscurato da un abarretta gialla), directory di lavoro che riporta il nome dell'autore del file (che non è né il nome di chi ha registrato il software né quello dell'autore, oscurato da una barretta rossa), il tipo e nome della stampante (poco importante) e che il file è stato salvato sul floppy a con il nome sezioni.txt.
Facendo un paio di conti e rigirando un po' i termini non è difficile immaginare situazioni abbastanza imbarazzanti per gli attori in gioco. L'uso di un formato aperto avrebbe permesso di eliminare queste informazioni o di modificarle a proprio piacere e nel rispetto del proprio diritto alla privacy.
Approfondimenti
http://www.gandalf.it/net/netiq.htm di Giancarlo Livraghi.
http://avana.forteprenestino.net/doc/listhow2.txt
